In samenwerking met Wolters Financiële Dienstverlening
Ben jij als ondernemer ook wel eens te laat met het indienen van een aangifte (omzetbelasting, inkomstenbelasting) of het doen van een betaling? Er is niks vervelender dan het krijgen van een betalingsherinnering of een telefoontje met de vraag wanneer je van plan bent te gaan betalen. In mijn dagelijkse praktijk als administrateur kom ik dit ook wel tegen en dan probeer ik te achterhalen waar de oorzaak ligt.
Is het financiële nood, gemakzucht, chaos in de administratie of onwil?
Vaak is het geen onwil, men heeft een dienst of product afgenomen en weet dat hieraan financiële gevolgen zitten. Financiele nood kan voorkomen, maar is ook een niet veelvoorkomende oorzaak. De meest voorkomende oorzaken zijn denk ik: gemakzucht, tijdgebrek en geen orde hebben. Die drie gaan ook prima samen. Vaak zijn er voldoende middelen om te betalen, maar gaat de aandacht uit naar de verkoopkant van de onderneming. Zeker de laatste jaren is de ondernemer druk met het juist en tijdig afkrijgen van de opdrachten en is de boekhouding vaak een (onaangenaam) sluitstuk.
Hoe kun je voorkomen dat jouw boekhouder veel onnodige tijd kwijt is met de administratie van jouw onderneming?
Plan een vast tijdstip in de week in om de administratieve werkzaamheden te doen. Ga er even voor zitten, verzamel de bonnetjes, de facturen, doe de betalingen en orden de stukken. Een handig hulpmiddel daarvoor is een stukje software. Veel boekhoudpakketten kunnen het de ondernemer makkelijker maken. Door een foto te maken van de bonnetjes, de facturen in te scannen of een PDF te uploaden in de administratie. Als dit consequent en goed wordt gedaan, scheelt dat enorm veel tijd bij de boekhouder.
Hoe kun je voorkomen dat jouw klanten jou niet tijdig betalen?
Een goede administratie is ook zorgen dat jouw klanten de facturen tijdig betalen. Een heldere facturatie helpt daarbij enorm. Gebruik hiervoor een boekhoudpakket. Dit voorkomt telfouten en fouten in de btw-berekening op de factuur. Gebruik ook duidelijke omschrijvingen van hetgeen je hebt geleverd, zowel voor een dienst als voor een product. Wacht ook niet te lang met factureren na het leveren van de dienst of het product. Hoe eerder je factureert, des te beter het geleverde nog in het geheugen van de klant zit. Spreek vooraf duidelijk af wat, wanneer en hoe er wordt geleverd en wat dit jouw klant gaat kosten. Al deze “voorbereidingen” zorgen voor minder problemen achteraf.
Is de factuur verstuurd en de klant betaalt deze niet binnen de vooraf afgesproken termijn, dan kun je de klant gaan manen om te betalen. Als je veel debiteuren hebt en vaak herinneringen moet sturen, doe dit consequent: wekelijks op een vaste dag. Klanten weten waar ze aan toe zijn en zullen uiteindelijk sneller betalen.
Conclusie
Neem de administratie serieus en maak er geregeld en consequent tijd voor. Dan blijft het ook leuk om te doen!
Erwin Wolters is eigenaar van Wolters Financiële dienstverlening in Dwingeloo. Voor bedrijven verzorgt hij de volledige financiële administratie: Van de inrichting van de financiële administratie tot en met de begeleiding van financieel administratief medewerkers. Als sparring partner denkt Erwin mee over de financiële positie van ondernemingen.
Wolters Financiële Dienstverlening
Dwingeloo
Tel: 06 51 749 260
